Eine aktuelle Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ergab, dass in den Jahren 2023/24 nur 47 Prozent der Befragten im DACH-Raum eine etablierte Digitalisierungsstrategie für ihr Rechnungswesen entwickelt hatten. Dabei sind aktuelle, transparente und nachweisbare Finanzdaten das A & O für Ihren Unternehmenserfolg. Wie Sie mithilfe von Digitalisierung nie wieder den Blick für das Wesentliche verlieren und warum die professionelle Buchhaltungs-Software dabei die Hauptrolle übernimmt, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Definition: Was ist Buchhaltung?
Alle Unternehmen (von Kleinstunternehmen bis Kapitalgesellschaften), Gewerbetreibenden (Selbständige) und Freiberufler sind dazu verpflichtet, ihre Handelsgeschäfte systematisch und chronologisch zu dokumentieren. Die Buchhaltung ist die Abteilung bzw. Stelle, die sich mit den Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens befasst. Hier werden Rechnungen erstellt, Zahlungseingänge sowie Eingangsrechnungen geprüft und Konten überwacht. Kurzum: Die Buchhaltung steuert alle finanzwirtschaftlichen Vorgänge und sichert die reibungslose Organisation des Finanz- und Rechnungswesens.
Buchhalter erfassen lückenlos alle geschäftsrelevanten Vorgänge und Wertveränderungen während des Geschäftsjahres auf Basis von Belegen. Anschließend dokumentieren und archivieren sie diese. Unter geschäftsrelevante Vorgänge fallen alle Vorgänge, die mit dem Vermögen des Unternehmens zu tun haben. Das können Materialeinkäufe, Einnahmen, Lohn- und Gehaltszahlungen, Bilanzierungen oder Kredite sein.
Je nach Rechtsform und Tätigkeit gelten spezielle Buchhaltungspflichten. Die rechtliche Grundlage hierfür finden Sie im Handelsgesetzbuch (HGB), im Einkommensteuergesetz (EStG) und in der Abgabenordnung (AO).
Warum ist die Buchhaltung für Ihr Unternehmen wichtig?
Eine saubere Buchführung hilft Ihrem Unternehmen bei der Finanzverwaltung und Entscheidungsfindung. Alle Informationen, die hier ermittelt und ausgewertet werden, unterstützen Sie dabei, Ihre
- Finanzen zu verfolgen,
- Kosten zu reduzieren,
- Erträge zu maximieren,
- Steuerlast, Liquidität und Investitionspotenziale zu ermitteln,
- Vorgänge nachzuweisen und
- wirtschaftlichen Ziele zu erreichen.
Was kann passieren, wenn Ihre Buchhaltung keinen guten Job macht? Das kann böse enden: Bei einer fehlerhaften oder lückenhaften Buchhaltung drohen Straf- und Nachzahlungen an das Finanzamt. Unternehmen werden eventuell zahlungsunfähig und mit Verzugszinsen, Mahngebühren und Dispozinsen noch stärker belastet. Wichtige Ausgaben können gekürzt werden und im Worst Case kann ein Insolvenzverfahren folgen.
Welche Aufgaben erledigt die Buchhaltung?
Die Buchhaltung eines Unternehmens besteht in der Regel aus mehreren Bereichen. Die Schwerpunkte können wie folgt aufgeteilt sein:
Aufgaben der Buchhaltung
- Finanzbuchhaltung (Fibu): bucht die Geschäftsvorfälle während eines Geschäftsjahres und erstellt den Jahresabschluss, hat den Überblick über die gesamte finanzielle Situation
- Lohnbuchhaltung: wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab (inkl. aller gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen, Beitragsnachweise für Krankenkassen, Lohnsteueranmeldungen und lohnbezogenen SEPA-Zahlungsdateien)
- Anlagenbuchhaltung (AnBuHa): erfasst die langfristigen Sachanlagen
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: erfasst die Geschäftsvorfälle ohne Bankbewegung hinsichtlich der Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten)
- Bilanzbuchhaltung: verwaltet die bilanzrelevanten Geschäftsvorgänge
- Kassenbuch: befasst sich mit Geschäftsvorgängen aus dem Kassenbuch (z. B. Kaffee und Reinigungsmittel aus dem Supermarkt)
Was ist die vorbereitende Buchhaltung?
In die sogenannte vorbereitende Buchhaltung fallen alle Aufgaben, die ein Unternehmen selbst erledigen kann, um den Aufwand für den Steuerberater – und somit die Rechnung des Steuerberaters – auf ein Minimum zu beschränken. Ein weiterer Vorteil: Im Falle einer Betriebsprüfung haben Sie direkt alle Unterlagen parat.
In der Regel besteht die vorbereitende Buchhaltung aus sechs Schritten:
Schritte der vorbereitenden Buchhaltung
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird häufig nicht zwischen der Buchhaltung und der Buchführung unterschieden. Ganz korrekt ist das aber nicht: Die Buchführung ist die sorgfältige Erfassung von Geschäftsvorfällen basierend auf Belegen. Die Buchhaltung ist die Abteilung, die das umsetzt.
Beeinflusst die Unternehmensgröße die Buchhaltung?
Ja, die Buchhaltung hängt auch von der Unternehmensgröße ab. Oft haben große Unternehmen eine große Buchhaltungsabteilung, die den Großteil der Arbeit selbst übernimmt, während KMUs häufig enger mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten.
Grundlegend gibt es zwei Wege, wie die Buchhaltung Ihren Gewinn ermitteln kann: mit der doppelten Buchführung oder mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (= einfache Buchführung). Welche Methode Ihr Unternehmen anwenden muss, hängt von Ihrer Rechtsform sowie der Höhe Ihres Jahresumsatzes und -gewinns ab. Ob Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, spielt ebenfalls eine Rolle.
Buchhaltung in Kleinunternehmen
Jeder Unternehmer muss seine Ein- und Ausgaben ordentlich dokumentieren. Die Buchführung für Selbstständige hat einen entscheidenden Vorteil: Für Selbständige gilt die einfache Buchführung. Dadurch hält sich der Buchhaltungsaufwand für Freiberufler, Einzelunternehmer, Kleingewerbebetriebe, GbRs sowie Forst- und Landwirte in der Regel in Grenzen.
Buchführung für Freiberufler
Freiberufler müssen ihre Einnahmen und Ausgaben unabhängig von Umsatz- und Gewinnsummen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zusammenstellen: In einer Spalte stehen die Einnahmen, in einer anderen die Ausgaben. Jetzt müssen die Summen der Einnahmen sowie die Summen der Ausgaben nur noch addiert werden. Die Differenz ist entweder der Gewinn oder der Verlust.
Buchführung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind entweder gewerblich bzw. freiberuflich tätige Personen mit Einnahmen von unter 22.000 Euro jährlich oder Personen, die im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro verdienen. Auch sie dürfen ihre Einnahmen und Ausgaben unabhängig von Umsatz- und Gewinnsummen in der EÜR zusammenstellen.
Merke: Nach § 4 Abs. 3 EStG sind dazu folgende Unternehmer zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechtigt:
- Gewerbetreibende mit einem jährlichen Umsatz von unter 600.000 Euro und einem jährlichen Gewinn von unter 60.000 Euro
- Gewerbetreibende, die nicht nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zur Buchführung verpflichtet sind (z. B. HGB)
- eingetragene Kaufleute, deren Umsätze und Gewinne unter den genannten Schwellenwerten liegen
- Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind
- alle Freiberufler nach § 18 EstG und Kleinunternehmer nach § 19 EstG
Buchhaltung im Gewerbe
Zur doppelten Buchführung (auch Bilanzierung genannt) sind dagegen alle Gewerbetreibenden verpflichtet, die im Handelsregister gelistet sind. Sie gilt ebenfalls für Unternehmen, die bei der einfachen Buchführung bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen (< 600.000 Euro bzw. < 60.000 Euro pro Geschäftsjahr) überschreiten.
Buchhaltung in Personengesellschaften
Personengesellschaften sind unter anderem Partnerschaftsgesellschaften (PartG), Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG). Sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Was heißt das konkret? Jeder Geschäftsvorfall wird dort doppelt gebucht:
- auf ein Konto und
- auf ein Gegenkonto
Im Hauptbuch wird zwischen den Bestandskonten und den Erfolgskonten unterschieden:
- Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten): relevant für die Bilanz, Auskunft über Bestände aus Forderungen, Vermögen, Eigenkapital und Rückstellungen
- Erfolgskonten (Ertrags- und Aufwandskonten): relevant für die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV), Erfassung von Umsatzerlösen, Löhne und Gehälter und Steuern
In der doppelten Buchführung erstellen Sie Ihre Gewinnermittlung aus der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung.
Buchhaltung in Kapitalgesellschaften
Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften (KG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) zählen zu den Kapitalgesellschaften. Auch sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie müssen im Falle einer hohen Bilanzsumme (ca. 4 Mio. Euro), einem hohen Jahresumsatz (ca. 8 Mio. Euro) und mehr als 50 Mitarbeitern sogar Ihren Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen.
Merke: Nach § 141 ist jeder Gewerbetreibende zur doppelten Buchführung verpflichtet, der die o. g. Kriterien nicht erfüllt. Außerdem dürfen Sie Ihre Gewinne bzw. Verluste nicht mit der EÜR nachweisen, wenn Sie freiwillig eine Bilanzierung anfertigen.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Als Unternehmer sollten Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (HGB § 238 ff.) kennen und verinnerlichen:
- Belegpflicht
- Vollständigkeit
- Klarheit und Übersichtlichkeit
- Nachprüfbarkeit
- Richtigkeit
- Zeitgerechtheit
- Aufbewahrung und Sicherheit
Wie kann Ihnen die Buchhaltungs-Software von microtech helfen?
Unabhängig davon, ob Sie zur einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen Sie eine ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen. Im digitalen Zeitalter gibt es glücklicherweise technische Hilfsmittel, die uns in vielerlei Hinsicht unterstützen. Eine professionelle Buchhaltungs-Software ist das Herzstück und somit ein absolutes Must-have für Ihre Buchhaltung. Die Software von microtech hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und alle Geschäftsfälle transparent sowie nachweisbar abzubilden. Sie besteht aus der Finanzbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung.
Finanzbuchhaltung
Im Modul Finanzbuchhaltung beschäftigen Sie sich mit den Geschäftsvorgängen während des Geschäftsjahres und erstellen am Ende den Jahresabschluss. Die microtech Buchhaltungs-Software automatisiert die Prozesse, schafft Transparenz und erhöht die Sicherheit Ihrer Finanzdaten.
Lohnbuchhaltung
Das Modul Lohnbuchhaltung beschäftigt sich vor allem mit den Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Buchhaltungs-Software von microtech automatisiert Ihre Prozesse und schafft Transparenz.
Fazit: Die Buchhaltungs-Software von microtech unterstützt die Buchhaltung in großen sowie kleinen Unternehmen optimal
Die Unternehmensgröße spielt für die Buchhaltung eine wichtige Rolle, denn die steuerrechtlichen Verpflichtungen hängen neben der Rechtsform auch vom Umsatz und dem Gewinn des Unternehmens ab. Bei der einfachen Buchführung reicht es theoretisch aus, wenn Sie Ihre Zahlen in die Einnahmen- und Ausgabenspalten einer Excel-Vorlage eintragen. Das ist allerdings kein Vergleich zu einer professionellen Buchhaltungs-Software. Die Einnahmen und Ausgaben werden hier direkt in der EÜR zusammengefasst und an das Finanzamt übermittelt.
Noch komplexer wird es, wenn Sie die doppelte Buchführung anwenden müssen. Die Buchhaltungs-Software von microtech hilft Ihnen dabei, die relevanten Zahlen im Blick zu behalten, rechtlich konform und wirtschaftlich clever zu agieren. Durch den modularen Aufbau können Sie Ihre Buchhaltungs-Software jederzeit an Ihre Situation anpassen.
